跟進詢盤是外貿(mào)工作中非常重要的一個環(huán)節(jié)，一方面可以讓客戶知道我們對他們很重視，并想要進一步溝通；另一方面也可以讓客戶對我們印象深刻。所以，跟進詢盤是業(yè)務員必不可少的工作之一。
制作報價單有一些需要注意的細節(jié)，雖然這些細節(jié)不能完全決定訂單成交與否，但確實能對其產(chǎn)生影響。我們在制作報價單的時候考慮得越周全，越能提高成功的概率。
一、對客戶的尊重
在報價單抬頭前面加上“To 客戶姓名”，表明這個報價單是專門為這個客戶而做的，體現(xiàn)我們對客戶的尊重。
二、回應客戶的問題
如果客戶在詢盤中告知了具體需求，那么報價單除了以上基本內(nèi)容外還要加上客戶的特殊需求或關注點，重要的地方可以用其他顏色標注。能在報價單中的內(nèi)容最好寫在報價單中，而不是放在郵件正文，這樣可以增加報價單的可讀性。
三、注意內(nèi)容排版
盡可能地使報價單看上去美觀，避免使用太多顏色和字體，分段要清晰配圖的大小要一致。
四、注意報價單的格式
報價單通常使用Excel表格制作，但我們在發(fā)送給客戶的時候應該將其轉(zhuǎn)換成PDF格式，防止客戶因使用的軟件跟我們不一樣而打不開報價單的情況發(fā)生。PDF格式的文件無法修改，但有時候，為了方便跟客戶溝通，我們可以準備兩份報價單，一份PDF格式的，作為權威的商業(yè)文件；一份Excel格式的，方便客戶標注需求。
價格條款和付款條件等重要信息皆以PDF文件為準，Excel格式的報價單只作為溝通載體，方便與客戶對接。
五、報價單沒有模板
報價單的制作風格因人而異，只要含有報價單應該含有的基本內(nèi)容即是合格的報價單。報價單沒有固定模式，因此沒有模板可循。我們有時候可以把自己的想法加進去。
例如，曾經(jīng)有一個業(yè)務員，在越南地震的時候，在發(fā)給越南客戶的報價單中加了一張圖片，圖片是越南的國旗，圖片上附了一越南語，大概意思是“不懼災難，越南加油!”不久，這個業(yè)務員就收到了個越南客戶的訂單，原因是那張圖片讓客戶印象深刻而且非常感動。所以用心制作的報價單就是好的報價單。
六、最好提供英文報價單
很多人因為考慮到客戶英語不好，所以會在報價單上添加客戶本國語的翻譯。如果我們的小語種能力不錯，能夠用它準確表達報價單的內(nèi)容、那么加上客戶本國語言的翻譯是可以給自已加分的，但如果我們不能夠準確使用該國語言進行表達，要借助其他的翻譯工具，那么我們就不需要多此一舉了，只需要提供英語的報價單就好了。
原因是，盲目添加自己不熟悉的語言不僅會讓報價單顯得有些亂，而且還有可能會引起誤解，翻譯軟件的專業(yè)程度不一。在通常情況下，客戶即使英文不好也能看得懂英文報價單，英文報價單大多是專業(yè)術語，客戶是可以看明白的，所以我們沒必要太過擔心。
